Googleフォームを利用して情報をリサーチする上で回答結果のチェックは欠かせません。一方で、リアルタイムで回答がどの程度集まっているかどうかを調べる必要がありますが、通知がないとなかなか分かりません。
Googleフォームでは回答があるたびに通知が来る仕組みを導入できるため、リアルタイムで回答を管理した相方におすすめです。
本記事では、Googleフォームの回答通知について設定方法や見逃さない対策を紹介します。
目次
Googleフォームで回答通知を受け取る方法
Googleフォームは、アンケートや調査を実施できる便利なツールです。Googleフォームには回答が提出された際に通知を受け取る機能もあります。主に通知を受け取れるのは2つの方法です。
- メールでの通知
- スプレッドシートでの通知
すばやく回答内容を確認し、必要な対応を行うことができます。ここからはメール通知、Googleスプレッドシートによって通知を受け取る方法について解説します。
メール通知の設定手順
Googleフォームでのメール通知は、簡単に設定できます。Googleフォームにおけるメール通知の手順は下記のとおりです。
- Googleアカウントにログインする
- 通知を設定したいフォームを開く
- 「回答」タプを選択して、オプションをクリック
- 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック
まず、フォームの設定画面に移動し、「通知設定」のセクションを探します。
次に、「回答をメールで通知する」を選択します。その後、通知を受け取りたいメールアドレスを入力します。この設定により、回答が送信されるたびに指定したメールアドレスへ通知が届くようになります。
さらに、通知の詳細をカスタマイズすることも可能です。例えば、特定の質問に対する回答のみを通知するように設定することや、状態に応じて異なるメールアドレスに通知を送ることができます。
より効率的で細分化された通知システムを構築することができます。必要に応じて各種条件を設定し、自分のニーズに最適なメール通知を実現しましょう。
最後に、設定が反映されているか確認するためにテストを行うことをお勧めします。テスト用の回答を送信し、実際に通知が届くかどうかをチェックすることで、設定ミスを防ぐことができます。これで、メール通知の設定が完了します。
Googleスプレッドシートとの連携方法
Googleフォームの回答データを効率的に管理する方法として、Googleスプレッドシートとの連携が有効です。Googleスプレッドシートとの連携を構築する
- Googleアカウントにログインする
- 通知を設定したいフォームを開く
- 「回答」タブを選択して、「スプレッドシートにリンク」をクリックする
- 新しいスプレッドシートを作成して、連携する
まず、フォーム編集画面から「回答」タブを選択し、「スプレッドシートにリンク」をクリックします。次に、新規スプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートにリンクするかを選びます。
連携が完了すると、回答が送信されるたびにスプレッドシートにデータが自動入力されます。データの手動入力やコピー・ペーストの手間が省けます。
また、スプレッドシート上でデータのフィルタリングや集計が行えるため、分析が効率的になります。
さらに、スプレッドシートの共有機能を使えば、チームメンバーとデータを共有しながら作業を進めることができます。リアルタイムでデータを確認しながら議論することで、意思決定のスピードが速くなります。
メール通知とスプレッドシート通知のどちらが便利か
メール通知は即時性が高く、ユーザーに直接届く点が魅力です。重要な情報や緊急の連絡をすばやく認知できます。メールをチェックする機会が多い方は、他の重要なメールが埋もれる可能性もあります。そのため、回答通知を見逃さない努力が必要です。
一方、スプレッドシート通知は、情報を整理して共有する際に便利です。複数のデータを1つのファイルにまとめて管理でき、チーム全体で共有することが簡単です。
また、検索機能を使って瞬時に必要な情報を見つけることも可能です。プロジェクト単位でGoogleフォームを利用する場合はGoogleフォームがおすすめです。
上記から分かる通り、目的や状況に応じて使い分けることが重要です。メール通知は即時性を重視する場面に、スプレッドシート通知はデータ管理や共有を重視する場面に適しています。
Googleフォームの回答通知を見逃さないためのポイント2選
回答通知を見逃さないためには、複数のポイントを押さえておく必要があります。
大きく分けると、通知メールのフィルタリングと複数の管理者への通知方法を工夫することで、正確な情報を漏れなく受け取ることができます。
ここからはGoogleフォームの回答通知を見逃さないためのポイントを紹介します。
通知メールのフィルタリングと整理
メールで通知を受け取る場合、他のメールに混ざってしまい見逃してしまう可能性が高くなります。
そのため、専用のラベルとフィルタを作成し、自動振り分けルールを設定することが重要です。通知メールは受信トレイに届いた時点で、ラベルとフィルタによって自動で振り分けられるようにすると確実にメールをキャッチできます。
特に、重要な通知には色分けやフラグを立てることで、視覚的にも確認しやすくなります。
メールで回答通知を受け取る場合はGoogleメール側の設定が重要になるので、下記の設定に従ってラベルとフィルタの設定を行いましょう。
- 左側のメニューの最下段の「ラベル」の右横にある＋をクリック
- 「新しいラベル」というポップアップが表示されるので、付けたいラベルの名前を入力し、作成をクリック
- 振り分けたいメールアドレスから来ているメールの件名の左側にあるチェックボックスにチェックを入れる
- 上部にある「その他」から「メールの自動振り分け設定」をクリック
- メール画面上部の記入欄に「From:」と入力して自動で振り分けたい送信元メールアドレスを記入
- 「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」で最初に作ったラベルを選択
複数管理者への通知方法
複数の管理者に対して通知を送る場合、一括通知の設定が有効です。まず、グループメールアドレスを作成し、全員を登録しておくことで、一度に全員に通知を送ることができます。
次に、チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用する方法もあります。これらのツールを使うと、指定したグループに一斉通知が送れるため、効率的に情報を共有することが可能です。
例えば、Slackなどのチャットツールとスプレッドシートを連携させて、通知を受け取れるようにしているプロジェクトも少なくありません。しかし、Slackとの連携にはGoogle App Script（GAS）の知識が必要となるため、チーム内にGASに関して詳しい人材が必要です。
メールでの回答通知が来ない時の対処法
Googleフォームにおけるメールでの回答通知を設定したのに来ない時に考えられる理由は下記の3つです。
- メールアドレスを確認する
- メールの受信設定を確認する
- 複数の方法で通知を受けられるようにしておく
ここからはメールの回答通知が来ない時の対処法を紹介します。
登録したメールアドレスを確認する
Googleフォームやスプレッドシートで通知を設定していて回答通知を受け取れない場合は、Googleのメールアドレスの確認が必要です
メールアドレスを登録する際、入力ミスをしている可能性があるので、一度チェックし直しましょう。
特にGmailはプライベート用やビジネス用、会社用のメールアドレスなど、複数のメールアドレスを管理しているケースが多いので、今一度登録しているメールアドレスを確認することで通知が来ないトラブルは解決できます。
メールの受信設定や迷惑フォルダを確認する
Gmail以外のメールアドレスで回答通知を受け取ると、迷惑メールに振り分けられる可能性があります。
迷惑メールに分類されないために、Googleフォームからの受信許可をメールサーバー側で設定しておくことが重要です。
回答者へGoogleフォーム回答内容をメール通知する方法
回答者へ回答内容を自動返信するには、メールアドレスを収集するための設定が必要です。
回答者へメール通知させるためには下記の設定を行いましょう。
- 画面上部の「設定」をクリック
- 「回答」の設定項目を開く
- 「メールアドレスを収集する」で収集方法を設定
- 回答のコピーを回答者に送信を「常に表示」に変更
回答者へのメール通知が作動しているのかはフォームのプレビュー画面へ移り、画面を下部へスクロールします。
フォーム送信ボタン部分に「回答のコピーが指定したアドレスにメールで送信されます。」と表示されていれば、設定完了です。設定が完了していれば、フォームを回答者に回答内容が通達されるため、回答者も安心してフォーム回答が完了できます。
Googleフォームの活用事例
Googleフォームは、業務やプライベートで幅広く利用される便利なツールです。アンケート作成やイベント管理、カスタマーサポートなど、さまざまなシーンで活躍します。
さまざまなシーンで利用することになりますが、それぞれによってGoogleフォームの設定は異なります。
ここからはGoogleフォームの活用事例を紹介します。
オンラインアンケートの通知
Googleフォームを使えば、オンラインアンケートの通知も簡単に管理できます。
例えば、フォームの回答があるたびに自動でメール通知を受け取ることが可能です。フォームの設定画面から「通知」を設定するだけで、自動化されます。
一方でアンケート内容について、協議していく可能性が高いです。そのため、スプレッドシートとして出力してチームメンバーで協議していくのはおすすめです。
スプレッドシートで出力した結果についてはフィルタリングを通したりグラフで出力したりすることで、今後に活きるデータとなるので、スプレッドシートでの共有を行いましょう。
イベント申込フォームの管理
Googleフォームは、イベント申込の管理にも役立ちます。
例えば、参加者の登録情報や質問事項を手軽に集めることができ、手作業でのデータ入力の手間を省くことが可能です。フォームのデザインも自由にカスタマイズできるため、ブランドイメージに合わせた申込フォームの作成も可能です。
加えて、回答データは自動でスプレッドシートに保存されるため、リアルタイムでの状況確認ができます。イベント当日には参加者名簿や出欠管理がよりスムーズに行えます。
さらに備考欄を設定し、イベントに期待することなどをヒアリングすることで、イベント内容をブラッシュアップにも活きてきます。
カスタマーサポートへの活用方法
Googleフォームはカスタマーサポートにおいても強力なツールです。
例えば、問い合わせフォームとして利用することで、お客様からのフィードバックや問い合わせ情報を一元管理することができます。フィードバックの提案も簡単で、フォームに必要事項を記入してもらうだけです。その後、収集されたデータを利用してプロダクトなどにも迅速に反映できます。
データの収集先をスプレッドシートにし、カスタマーサポートに対して対応したかどうかなどをチェックするシートにすることで、社内での対応についても利便性が高まります。
主にヒアリングした情報に対して対処が必要なものに対しては上記の情報で簡単に一元管理が可能です。
カスタマーサポートの効率化と顧客満足度の向上にGoogleフォームは大いに役立ちます。
まとめ
Googleフォームは便利なツールであり、さまざまな用途に対応しています。しかし、通知設定がうまく機能しないと、重要な情報を見逃してしまうことがあります。
しかし、Googleフォームにはメール通知やスプレッドシートでの通知の方法があるので、回答を見逃さずに対応できます。加えてGoogleフォームからの通知は数ステップで対応が可能となるので、あまりツールを使い慣れていない方でも簡単です。
Googleフォームはさまざまなシーンで利便性があるツールです。回答通知を設定し、リアルタイムで反映された情報をキャッチしてビジネスに活かしていきましょう。
Googleフォームだけじゃない！？
おすすめの無料フォームサービス
世の中にはGoogleフォーム以外にもおすすめのフォームサービスがあります。Googleフォームで使いにくい部分やGoogleフォームではできない機能もたくさんあっておすすめですよ！しかもこれらのサービスは無料で使うことができます。
【おすすめNo1】スグフォーム（SuguForm）
スグフォーム（SuguForm）は『スグ』にフォームが作れるというキャッチコピーの通り予め用意されているテンプレートから選んで自分好みにカスタムするだけで簡単にフォームが作れてしまいます。使える機能も豊富で、フォームの作成数や項目数が無制限、フォームの送信数や回答データの保存数も制限なし、ファイルアップロード（添付ファイル）OK、自動返信、パスワード設定、公開期間の設定、回答できる上限数の設定もできます。
【おすすめNo2】フォームズ（formzu）
フォームズ（formzu）はトップページにメールアドレスを入れるだけでフォームが作れてしまうサービスです。テンプレートもいくつか用意されており問い合わせフォーム以外にもアンケートや資料請求フォームなども作れます。
【おすすめNo3】Tayori（タヨリ）
Tayori（タヨリ）はビジネス向けのサービスで問い合わせフォームはもちろんFAQ、チャット、アンケートの作成もでき、顧客の管理もできるサービスです。
Tayoriのポイントとしては管理画面から直接メールの返信ややり取りができる機能があることです。フォームから得られた顧客情報をTayori内で管理できてしまう便利なサービスです。
フォームのデザインもスッキリしていてどんなサイトにもマッチしやすいです。